Hvis du er som de fleste, inklusive mig selv, så er der kun et klart svar til det spørgsmål, og det er NEJ! Og normalt, når man taler om nedbrud og ventetid, så tænker man på klassisk produktion – den slags, der foregår i en produktionshal. 

Men en dag på kontoret, som starter med nedbrud på dokument serveren, efterfulgt af ineffektive møder og omarbejde, fordi man havde fået udleveret en forældet skabelon afviger ikke meget fra det, der sker i produktionshallen. Det er ikke en dag, de fleste vil kalde hverken effektiv eller behagelig.

Sandheden er, at vi trives med at være effektive. Vi trives ikke med fejl, mangler, omarbejde og unødvendige afbrydelser. Hvorfor er det så ofte sådan hverdagen ser ud for mange, der arbejder med administrative opgaver? Og hvorfor gør vi ikke nok ved det?

 

Også i administrationen producerer vi

Mit svar er, at vi bør hæve blikket og se processerne i administrationen som det, det er, nemlig produktion. Måske nok produktion af rapporter, notater, sagsbehandling, markedsføringstiltag eller lignende.

Præcis som i “traditionel” produktion, så har vi en proces med en række aktiviteter, der fører et output med sig. Helt enkelt, vi producerer noget. Og her kan vi lære noget af tradtionel lean.

 

Hæv den overordnede professionelle effektivitet

I traditionel “produktionslean” har man i mange år arbejdet med effektiv udnyttelse af maskiner. Man benytter sig af en metode, som kaldes OEE (Overall Equipment Efficiency). Helt simpelt, så måler man på tre fatorer: Tilgængelighed, effektivitet og kvalitet.

På tilsvarende vis kan man måle de samme faktorer i administrationen, men nu kalde det OPE (Overall Professional Effectiveness). Her er mindst lige så mange forbedringsmuligheder, som i produktionen. Lad mig bare liste tre typiske tids- og trivselsrøvere med fokus på tilgængelighed, effektivitet og kvalitet i administrationen.

  • Tilgængelighed: Kopimaskinen virker ikke. Serveren er langsom. Vi mangler mødelokaler og må lede efter dem – eller afbryde et møde på grund af dobbeltbookning.
  • Effektivitet: Unødige e-mails (cc. på for mange mails). Møder uden klar agenda – det er måske også uklart, hvorfor du overhovedet skal deltage. Lede efter dokumenter på serveren
  • Kvalitet: Standarder er ikke opdaterede. Uklart hvad kunden reelt efterspørger, så “vi prøver os lidt frem”. Virksomhedens interne e-mail liste er ikke opdateret, så informationen når ikke ud til de rette.

Frigiv både tid og glæde

Tænk over hvor meget tid og glæde vi kunne frigive ved systematisk at arbejde med OPE!

Mulighederne er mange og enkle. Vælg ét fokusområde og start eksempelvis med “en rød tid tavle” og bed alle sætte post-it notes op med tidsrøvere, der ikke skaber værdi. I kan også foretage en observation i et udvalgt område, eller bede om frivillige, som i en periode vil notere, når de oplever tidsrøvere som har med tilgængelighed, effektivitet eller kvalitet at gøre. Der er mange måder at gribe det an på.

Vigtigst af alt. OPE handler ikke om at finde og påpege fejl hos medarbejdere og ansatte. Det handler om at påpege problemer i arbejdsprocesserne, som både irriterer og sænker produktiviteten. Det kan de fleste forstå.

Held og lykke med det!